目前市場上，大型企業會議、行業會議、新產品發布會、展覽(博覽)、國際或大區的知名公司會議，參與者通常較多，地位較高，如果在濟南會議租車，安排車輛可能不是個問題。但是如果是在外地安排，車輛安排值得認真研究。

一般來說，會議在外地舉行，基本上都是委托當地的專業汽車租賃公司。車輛調度涉及到主辦方和租車公司之間的溝通，也涉及到會議地點的車源問題。對主辦單位來說，通常只會提出用車要求和安排要求，而租車公司則會考慮到車次安排，合理的預定車次，步行時間和路線等。

組織者應事先告知代理人相對準確的與會者到達時間、人數、在此期間到達的客人的身份和車輛使用情況，并告知代理人在不符合預先通知的情況下想要采取的補償措施和愿意為此付出的代價。

大會和會務接待車輛的推薦型號：

• 49座：金龍/宇通大巴客車
• 45座：金龍/宇通大巴客車
• 33座：金龍/宇通中巴
• 19號：豪華中巴豐田考斯特
• 15座：奔馳MB100
• 9-7座：奔馳威霆
• 7-5座：商務人員專用車： 別克GL8豪華款 、奧迪A6L、帕薩特
• 貴賓專屬用車：奔馳維雅諾、奔馳新款S320 、 奔馳新款S600

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